שליטה מוחלטת בתקציב

שליטה על תקציב ברמה אישית

כסף. תמיד בעיה. גם כשיש תקציב, יש לחלק אותו בצורה מושכלת ויעילה, תוך מחשבה קדימה. 
לשם כך יצרנו כלי, המאפשר למנהלי ומנהלות רכש בספריות שני דברים מרכזיים: (1) שליטה על תקציב כולל. (2) חלוקת משאבים בין מנויי ספריה.
לכלי זה קראנו ארנק קבוצתי

איך הוא פועל?

הארנק הקבוצתי

מנהלת הקבוצה, לצורך הענין ספרנית או ספרן, מקצה סכום אפשרי לרכישה לסמסטר או לשנה אקדמית.
שימו לב כי אין לנו דרישת מינימום לתקציב כלשהו. יתר על כן, איננו דורשים כלל שהתקציב הזה ינוצל!

כל שעל המנהלת לעשות הוא, להקצות לכל מרצה המעונין/ת לרכוש סרטים, סכום מסוים. הקצאה זו נעשית עלידי הקלדת מספר בממשק ניהול אינטואיטיבי, שהתמונה שלו מופיעה למעלה.
זהו בעצם.
המרצה מזוהה על ידי כתובת הדוא"ל שלו/ה. בבואו לרכוש סרט, הוא או היא יבחרו לשלם באמצעות הארנק. בפועל, המוסד האקדמי הוא זה שמשלם.

ארנק משותף

זהו פתרון נוח, שיחסוך לכם את הצורך להקצות את התקציב המוזכר למעלה, לכל משתמש לחוד.
פשוט הקצו סכום מסוים, שיהיה זמין לכל משתתפי הקבוצה (למשל - סטודנטים בקורס, מנויים בספרייה ועוד).
בכל פעם שמשתמשת כזה מבקש לשאול סרט, הוא יכול לבצע זאת בשני קליקים בלבד, תוך שימוש ביתרת הארנק המשותף.
״רגע!״ בודאי תאמרו. ״איך נמנע מצב בו משתמש אחד צורך את כל יתרת הקבוצה תוך מספר דקות?״ 
ובכן, יודע צדיק וגו׳. - לשם כך הוספנו שתי מגבלות למערכת:
* כל משתמש מוגבל לשלוש השאלות ב - 24 שעות.
* כל משתמשי הארנק המשותף מוגבלים להשאלה הקצרה ביותר (של 4 ימים) שעלותה נמוכה. לא תתאפשר השאלה לחודש או יותר באמצעות הארנק המשותף.

היתרונות 
* קלות השימוש לצופה. שני קליקים והסרט זמין.
* קלות השימוש למנהל-ת הספרייה. אין צורך להקצות תקציב לכל מנוי או סטודנט לחוד.
* שליטה בגובה התקציב של הארנק המשותף. אין סכום מינימום עבורו ואם קיים חשש מאיבוד שליטה, פשוט הקצו לארנק זה סכום נמוך.  

צפו כאן בסרטון קצר, המדגים הקצאת תקציב לארנק הקבוצתי (מיועד למנהלי ספריות ורכש):

שליטה מכל הכיוונים

נניח לרגע שהקציתם סך 500 ש"ח לסמסטר לכל המוסד.
כעת, מבלי משים, הקציתם לחמישה מרצים 150 ש"ח כל אחד/ת.
כלומר, חרגתם מן התקציב.
אל דאגה: המערכת לא תאפשר לכם להקצות סכום העולה על התקציב של כלל הקבוצה, כלומר 500 ש"ח.

wallet balance

תרחישים

מיצוי התקציב
מרצה הגיע למיצוי תקציב הרכישה שלו/ה.

עומדות בפניו או בפניה שתי אפשרויות:
- לרכוש את הסרט בעצמו בכרטיס אשראי,
- לפנות לספרייה בהודעה פנימית באתר ולבקש את הגדלת התקציב.

הספרן או הספרנית יבדקו אם יש תקציב פנוי ממרצה אחרת, שאולי לא רכשה כלל סרטים ויניידו את יתרתה אליו.
באופן הזה הגענו לאופטימיזציה של התקציב. המסגרת הכללית (500 ש"ח) נשמרה וכל אחד בא על סיפוקו. 

החזר או גלגול היתרה הלאה
הסתיים הסמסטר והמוסד גילה שמתוך 500 הש"ח שהוקצו, רק 400 ש"ח הוצאו בפועל.
מנהל/ת הקבוצה יכול לבקש החזר כספי (במידה שבוצע תשלום מראש) או פשוט העברת היתרה לסמסטר הבא.
במילים אחרות: הקצאת מסגרת התשלום אינה מחויבות לרכישה. היא גם אינה מוגבלת במועד ניצולה.